STAEDTLER SE: Datenpotenziale systematisch erschließen
Use Cases als Kompass einer zukunftsfähigen Data & AI Plattform
Data-&-AI-Strategie für Weltmarktführer STAEDTLER
Use Cases als Kompass: Konzeption einer zukunftsfähigen Data-&-AI-Plattform für Innovation.
Projekt auf einen Blick
Standort & Branche: Deutschland, Schreibwaren, Bürobedarf, Kreativ- und Zeichenbedarf
Unternehmensgröße: Mittelstand
Projektdauer: 3-6 Monate
Projekttyp: Strategy & Consulting
Technologie: Microsoft Fabric, Power BI, Azure
40+
Über 40 Use Cases aus sechs Fachbereichen schufen bei STAEDTLER eine gemeinsame, belastbare Basis für die künftige Data-&-AI-Plattform.
Ausgangssituation & Herausforderung
STAEDTLER SE, ein weltweit führender Hersteller und Anbieter von Schreib-, Mal-, Zeichen- und Modellierprodukten und eines der ältesten Industrieunternehmen Deutschlands, stand vor einer strategischen Weichenstellung: Wie können Daten künftig besser genutzt werden, um fundierte Entscheidungen zu treffen, Prozesse zu optimieren und neue Geschäftspotenziale zu erschließen?
Über Jahre war die Datenlandschaft organisch gewachsen. Fachbereiche wie Controlling, Logistik, Fertigung, HR und Sales arbeiteten mit Daten aus unterschiedlichen Quellen – darunter SAP-Systeme, MES-Lösungen, Excel-Dateien und SharePoint-Listen. Diese fragmentierte Struktur erschwerte eine einheitliche Datensicht und begrenzte die Möglichkeiten für konsistente Analysen und Reporting.
Mit dem nahenden End-of-Life des bestehenden SAP Business Warehouse (BW) ergab sich für STAEDTLER die Chance, die eigene Datenstrategie neu zu denken und eine moderne Grundlage für Analytics, Data Science und AI zu schaffen. Ziel war es, datengetriebene Use Cases systematisch zu identifizieren und daraus eine klare Vision für eine zukunftsfähige Data-&-AI-Plattform abzuleiten.
Lösungsansatz
b.telligent strukturierte den Data & AI Strategy Kickstart in fünf aufeinander aufbauenden Arbeitspakete:
Potenzial-Alignment-Workshop: Den Auftakt bildete ein Alignment von Stakeholdern und Datenverantwortlichen aus allen relevanten Fachbereichen sowie der IT. Gemeinsam entstand eine unternehmensweite Potenziallandkarte – eine strukturierte Übersicht der wichtigsten datengetriebenen Anwendungsfälle nach Bereichen und strategischer Relevanz. Es waren damit die Potenziale der verschiedenen Fachbereiche auf einem gemeinsamen Bild vereint:
Data Landscape Assessment: Die bestehende Datenlandschaft wurde systematisch erfasst: Quellsysteme, Schnittstellen, analytische Werkzeuge und die Berichtslandschaft wurden dokumentiert und bewertet. Dabei zeigte sich, dass STAEDTLER über 200 Berichte in Legacy-Systemen (SAP BW (SAC, AfO) und IBM Planning Analytics (TM1)) betreibt – ein erhebliches Konsolidierungspotenzial.
Canvas-basierte Use Case Workshops: Aufbauend auf der Potenziallandkarte wurden in Canvas-basierten Workshops mit den Fachbereichen über 40 Use Cases erarbeitet und priorisiert – aus Human Resources, Finance, Fertigung, Logistik sowie Einkauf und Sales. Die Ausgestaltung repräsentativer Use Cases im Canvas-Format bildete die perfekte Anforderungsgrundlage für die spätere Plattformauswahl.
Entscheidungsvorlage für die technische Plattform: b.telligent erstellte einen managementtauglichen Plattformvergleich zwischen Microsoft Fabric und SAP Business Data Cloud – bewertet nach Use-Case-Abdeckung, Integrationsaufwand, Gesamtkosten und strategischem Fit. Das Ergebnis war eindeutig: Microsoft Fabric wurde als favorisierte Zielplattform empfohlen. Die offene, modulare Architektur und die starke Power-BI- und Excel-Integration überzeugten ebenso wie die Stärken im Bereich KI und Advanced Analytics.
Horizon Plan: Nach dem Leitprinzip „Business leads – people and technology enable“ entwickelte b.telligent einen detaillierten Horizon Plan: einen vierstufigen Migrationsfahrplan für 2026 bis 2027, der Business, Technology und People eng miteinander verzahnt. Der Plan beschreibt den schrittweisen Aufbau der Infrastruktur, die Ablösung bestehender Reporting-Lösungen sowie die organisatorische Befähigung von Fachbereichen und Power-Usern. Im Mittelpunkt steht dabei stets die Migration und Weiterentwicklung der Business Capabilities – und der gezielte Aufbau genau jener technischen und organisatorischen Fähigkeiten, die für deren Umsetzung erforderlich sind.
Stimmen aus dem Projekt
b.telligent hat uns in einem strukturierten Format sicher durch die Entscheidungsfindung für eine neue Daten- und Analytics-Plattform geführt. Durch deren Aufbau erwarten wir uns großes Potenzial für zukünftige datengetriebene Entscheidungen und wertvolle Erkenntnisse.
Heiko Stranghöner
Head of Enterprise IT Solutions bei STAEDTLER SE
Der entscheidende Erfolgsfaktor war, die Diskussion von Anfang an auf die Business-Perspektive auszurichten. Die priorisierten Use Cases wurden zum Kompass für Architektur, Plattformwahl und Migrationsplanung – und haben so eine fundierte und breit getragene Entscheidung ermöglicht.
Lennart Werner
Data Strategy Solution Lead bei b.telligent
b.telligent Leistungen auf einen Blick
Potenzial-Alignment-Workshop
Unternehmensweite Use-Case-Potenziallandkarte mit IT und allen Fachbereichen als inhaltliche Grundlage der Datenstrategie.
Data Landscape Assessment
Systematische Aufnahme und Bewertung von Datenplattform, Schnittstellen, Quellsystemen und analytischen Werkzeugen.
Canvas-basierte Use Case Workshops
Strukturierte Anforderungsaufnahme und Priorisierung von über 40 Datenanwendungen aus allen Unternehmensbereichen.
Plattformvergleich & Entscheidungsvorlage
Detaillierter, managementtauglicher Vergleich von Microsoft Fabric und SAP Business Data Cloud mit klarer Handlungsempfehlung.
Horizon Plan & Data Journey
Migrationsfahrplan 2026–2027 – koordiniert entlang Technology, Business und People – als Startschuss für das laufende Migrationsprojekt.
Ergebnisse & Erfolge
Highlights
Stakeholder-Alignment durch Potenzial-Workshop
In einem strukturierten Workshopformat brachte b.telligent die relevanten Fachbereiche von STAEDTLER und die IT zusammen. Das Ergebnis: eine gemeinsame Sicht auf datengetriebene Potenziale, eine geteilte Datenvision und das notwendige Commitment für die bevorstehende Transformation.
40+ priorisierte Use Cases als belastbare Entscheidungsgrundlage
Ein Potenzial-Workshop mit anschließenden Use Case Ideation und Deep Dive Sessions lieferte über 40 strukturierte und priorisierte Use Cases aus HR, Finance, Fertigung, Logistik, Einkauf und Sales. Eine repräsentative Auswahl wurde Canvas-basiert ausgearbeitet und diente als konkrete Grundlage für Architekturentscheidungen und den Migrationsplan.
Business-getriebene Plattformentscheidung und klarer Transformationsfahrplan
Die Plattformentscheidung und der Migrationsplan wurden konsequent an den priorisierten Business Use Cases ausgerichtet. Eine faktenbasierte Entscheidungsvorlage, eine Best-Practice-Referenzarchitektur und der Horizon Plan gaben dem Management die notwendige Sicherheit, die Transformation zu starten – das Migrationsprojekt wurde offiziell freigegeben.
Der Data & AI Strategy Kickstart lieferte STAEDTLER innerhalb von zwölf Wochen eine belastbare Entscheidungsgrundlage für die zukünftige Datentransformation. Über 40 priorisierte Use Cases aus allen Fachbereichen bildeten dabei die Basis für Architektur- und Investitionsentscheidungen – eine unternehmensweit abgestimmte Sicht auf die wichtigsten datengetriebenen Potenziale.
Im Anschluss entschied sich das Management von STAEDTLER, dem Vorschlag von b.telligent weitgehend zu folgen und das Migrationsprogramm offiziell zu starten. Besonders wertvoll war der organisationsübergreifende Alignment-Effekt: IT und Fachbereiche haben sich auf eine gemeinsame Datenstrategie ausgerichtet – mit klarem Mandat und einem konkreten Fahrplan für die nächsten zwei Jahre.
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